Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce údajů

Správcem osobních údajů, které se týkají samotného užívání služby, je:

• DOPLNIT (obchodní firma nebo jméno a příjmení)
• IČO: DOPLNIT
• Sídlo: DOPLNIT (ulice č. p., PSČ obec)
• Kontaktní e-mail: DOPLNIT (např. info@prospo.cz)

Provozovatel nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů; tato povinnost mu podle čl. 37 GDPR nevzniká.

2. Dvojí role: správce a zpracovatel

Je potřeba rozlišit dvě odlišné situace, protože se řídí jinými pravidly:

• Provozovatel jako správce — u údajů o Uživateli a jeho účtu (jméno, e-mail, fakturační údaje, přihlašovací a provozní záznamy). Tyto údaje zpracovává Provozovatel pro vlastní účely poskytování a vyúčtování služby.
• Provozovatel jako zpracovatel — u údajů, které do služby vloží Uživatel o svých zaměstnancích, dodavatelích a obchodních partnerech. U těchto údajů je správcem Uživatel; Provozovatel je zpracovává výhradně podle jeho pokynů. Podmínky tohoto zpracování upravuje článek 8.

3. Jaké údaje zpracováváme

Údaje o účtu a Uživateli: jméno, e-mailová adresa, zaheslované přihlašovací údaje, název firmy, IČO, kontaktní a fakturační e-mail, zvolený tarif a stav předplatného, identifikátor zákazníka u platební brány.

Provozní a technické údaje: IP adresa, datum a čas přihlášení, záznamy o operacích v aplikaci (auditní log), technické chybové záznamy.

Údaje vložené Uživatelem (Provozovatel v roli zpracovatele): jména, telefony, e-maily a mzdové údaje zaměstnanců Uživatele; údaje o dodavatelích a odběratelích z faktur a účtenek včetně nahraných souborů; údaje z bankovních výpisů, zejména jméno protistrany, číslo účtu, variabilní symbol a zpráva pro příjemce.

Služba nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR. Uživatel se zavazuje takové údaje do služby nevkládat.

4. Účely a právní základ

• Poskytování služby a správa účtu — plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Vyúčtování a vedení účetnictví — plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména podle zákona č. 563/1991 Sb. a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH.
• Zabezpečení služby, prevence zneužití a odstraňování chyb — oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na tom, aby služba fungovala a byla chráněna před útoky.
• Zasílání obchodních sdělení vlastním zákazníkům — oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.; z odběru se lze kdykoli bezplatně odhlásit.

5. Doba uložení

• Údaje o účtu a data vložená Uživatelem: po dobu trvání smlouvy a následně 30 dnů, poté jsou smazána.
• Účetní a daňové doklady: 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb.).
• Auditní a bezpečnostní záznamy: 12 měsíců od jejich vzniku.
• Technické chybové záznamy: 90 dnů od jejich vzniku.

6. Příjemci a další zpracovatelé

Provozovatel využívá níže uvedené zpracovatele. S každým z nich má uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

Osobní údaje mohou být dále předány orgánům veřejné moci, stanoví-li tak právní předpis.

7. Předávání mimo EU

Část zpracovatelů uvedených v článku 6 sídlí ve Spojených státech a data jsou zpracovávána i na serverech mimo Evropský hospodářský prostor. Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně v rámci rámce EU–US Data Privacy Framework, případně o standardní smluvní doložky přijaté Evropskou komisí podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.

Zvláště upozorňujeme, že obsah nahraných účtenek a faktur je za účelem automatického vytěžení údajů předáván poskytovateli jazykového modelu. Nepřejete-li si to, doklady do služby nenahrávejte a údaje zadávejte ručně.

8. Zpracování údajů pro Uživatele

U údajů, které do služby vloží Uživatel o třetích osobách, jedná Provozovatel jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR. Tento článek plní funkci smlouvy o zpracování osobních údajů. Provozovatel:

• zpracovává údaje pouze na doložené pokyny Uživatele, tedy v rozsahu nezbytném pro fungování služby;
• zavazuje osoby, které k údajům mají přístup, k mlčenlivosti;
• přijímá technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR (šifrování přenosu, oddělení dat jednotlivých zákazníků na úrovni databáze, řízení přístupu podle rolí, šifrované uložení přístupových údajů k napojeným systémům);
• zapojuje další zpracovatele uvedené v článku 6; o zamýšlené změně Uživatele předem vyrozumí a Uživatel proti ní může vznést námitku;
• je Uživateli nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů a při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR;
• po ukončení smlouvy údaje ve lhůtě podle článku 5 smaže;
• poskytne Uživateli informace nezbytné k doložení plnění těchto povinností.

Uživatel odpovídá za to, že má pro vložení údajů o svých zaměstnancích a obchodních partnerech odpovídající právní základ a že tyto osoby řádně informoval.

9. Vaše práva

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte právo:

• na přístup k údajům (čl. 15 GDPR);
• na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR);
• na výmaz, jsou-li splněny podmínky (čl. 17 GDPR);
• na omezení zpracování (čl. 18 GDPR);
• na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR);
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21 GDPR).

Práva uplatníte na adrese DOPLNIT (např. info@prospo.cz). Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

Domníváte-li se, že zpracováním došlo k porušení předpisů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Jste-li zaměstnancem nebo obchodním partnerem některého ze zákazníků služby, obraťte se se svými právy nejprve na tohoto zákazníka — ve vztahu k vašim údajům je správcem on.

10. Cookies a měření

Služba používá pouze technicky nezbytné cookies a obdobné úložiště v prohlížeči — pro udržení přihlášení a uchování uživatelských předvoleb (například sbalení sekcí v navigaci nebo světlý a tmavý režim). K jejich použití se podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. nevyžaduje souhlas.

Služba nepoužívá reklamní ani analytické cookies třetích stran a neprovádí profilování ani automatizované rozhodování s právními účinky podle čl. 22 GDPR.

11. Změny zásad

Tyto zásady může Provozovatel aktualizovat, zejména při zapojení nového zpracovatele nebo změně rozsahu zpracování. O podstatné změně Uživatele vyrozumí e-mailem nebo v aplikaci. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce.

Tyto zásady nabývají účinnosti dne 8. září 2026. Souvisejí s Podmínkami užití.